Kun samassa projektikoulutuksessa istuu suuren mittakaavan yhteishankkeen projektipäällikkö ja päiväkodin tai muun toimintayksikön arjen käytäntöjen helpottamiseen tähtäävän pienemmän projektin vastuuhenkilö, kertoo se projektitoiminnan laajuudesta. Vantaan kaupungin projektikenttä heijastuu projektipäällikkökoulutukseen osallistuvien henkilöiden työtehtävissä.

Vantaan kaupunki kehittää toimintaansa projekteilla

Vantaan kaupunki kehittää asioita projektitoiminnan avulla koko ajan. Projektipäälliköissä vaihtuvuus on suurta ja uusien projektien myötä heitä tulee koko ajan lisää. Osa hallinnoi projekteja oman työnsä ohella, osa keskittyy täysipäiväisesti projektinhallintaan. Vantaan kaupungilla on satoja projekti-ihmisiä eri laajuisissa projekteissa. Heistä arviolta 200 henkeä on tähän mennessä osallistunut projektipäällikkövalmennukseen.

Projektiosaamisen kehittäminen auttaa kehittämään toimintaa

Projektimallista ja sen jalkauttamisesta Vantaan kaupungilla vastaa talouden ja strategian palvelualueella työskentelevä strategia-asiantuntija Christa Salovaara. Salovaara on myös projektisalkkujärjestelmän pääkäyttäjä yhdessä kaupungin tietohallinnon kanssa.  Projektipäällikkövalmennukset suunnitellaan ja toteutetaan yhteistyössä kaupungin HR-kehittämispalveluiden kanssa.

– Koulutuksen tavoitteena on vahvistaa ja tehostaa Vantaan kaupungin projektijohtamista ja tarjota projektipäälliköille työkaluja sekä välineitä projektin ja projektiryhmän johtamiseen, toteaa Salovaara.

Taitotalon järjestämän koulutuksen aikana käydään läpi Vantaan kaupungin projektimalli. Viimeistään tällöin se otetaan myös käyttöön. Malli kertoo, miten yksittäinen projekti johdetaan kehittämisideasta valmiiksi tuotteeksi ja jälkiseurantaan asti.

Yksi tärkeä koulutuksen tavoite on projektitoiminnan yhtenäistäminen. Vantaa on monialaorganisaationa yhtä leveä kuin pitkäkin. Toimintaa on monella eri toimialalla. – Tavoitteena on saada kaupungin kehittämiseen yhtenäisyyttä ja ryhtiä, sanoo Salovaara.

Vuonna 2014 käyttöön otettu projektimalli ja säännöllinen projektihenkilöstön koulutus tähtäävät kumpikin kaupungin projektien johtamiskäytäntöjen yhtenäistymiseen.

Projektien rahoitus voi tulla myös ulkopuoliselta taholta

– Vantaan kaupungin yhtenä tavoitteena on hakea projekteille ulkopuolista rahoitusta, Salovaara kertoo.

Kun projektipäälliköt hallitsevat tehokkaat toimintatavat, voi sen pitkällä tähtäimellä nähdä vaikuttavan myös luotettavuuteen rahoittajien näkökulmasta. Ulkopuolisen rahoittajan silmin toimiva projektiorganisaatio, valmiiksi mietityt projektimallit ja tehokkaat toimintatavat ovat uskottavuutta lisäävä tekijä.

– Projektiosaamisen parantuessa tekeminen tehostuu ja sitä kautta kaupunki hyötyy eli koulutus maksaa itsensä takaisin, Salovaara toteaa.

Hukaton Vantaa

Esimerkkinä hyvästä Vantaan kaupungin toteuttamasta projektista Salovaara mainitsee palveluesimies Hanna Kuisman ja ohjausryhmän vetämän ja Sitran kanssa yhteistyössä vuosina 2018–2019 toteutetun Hukaton Vantaa -projektin. Projektissa mallinnettiin ja levitettiin muualle Suomeen Vantaalla vuosia kehitetty täysin uudenlainen ruoka-avun toimintamalli Yhteinen pöytä.

Projekti on jo virallisesti päättynyt, mutta se pulpahtelee esiin vieläkin. – Edelleen valtakunnalliset toimijat soittelevat ja kysyvät, miten me Vantaalla nämä asiat tehdään, kertoo Kuisma. – Tästä projektista on poikinut monta muuta hyvää yhteistyökuvioita, hän iloitsee.

Hukaton Vantaa

Vasemmalla Hukaton Vantaa -projektin päätöstilaisuudessa joulukuussa 2019 Sitran asiantuntija Merja Rehn arvioi tyytyväisenä projektin onnistumisia. Oikealla Yhteisen pöydän vantaalaista ruoka-avun verkostoa kartalla. Kuvat: Anna Groth.

Koulutus on aina osallistujiensa näköinen

Vantaan kaupunki on viime syksynä siirtänyt projektihenkilöstön koulutukset Taitotalon toteutettavaksi. Siirtymävaihe toteutettiin niin, että Taitotalon kouluttaja Jouni Simonen tutustui Vantaan kaupungin projektimalliin. Tämän jälkeen hän suunnitteli Vantaalle tarpeisiin koulutuksen siten, että sen avulla osallistuja oppivat sekä projektityöskentelyn tekniikat, että sisäistävät projektimallin.

Vantaan kaupungin ensimmäinen projektipäällikkökoulutus pidettiin loppuvuodesta 2019. – Osallistujat peilasivat todella hyvin omia tekemisiään koulutuksen sisältöön ja he olivat selvästi hyvin opinnälkäisiä, kertoo Taitotalon kouluttaja Jouni Simonen.

Projektikoulutuksen runko sisältää yleensä aina samat asiat, joita ovat muun muassa projektin suunnittelu, johtaminen ja itsensä johtaminen. Sisältöä voi räätälöidä esimerkiksi eri toimialoja ajatellen. Lisäksi sisältö elää sen mukaan, mitä asioita koulutettavat itse ottavat siellä esiin. – Vantaalla esimerkiksi kävimme hyviä keskusteluja muun muassa siitä, miten projektin tulokset juurrutetaan käyttöön sen loppumisen jälkeen, Simonen kertoo.

Miksi projektikoulutuksessa huomioidaan projektin toimiala?

Projektikoulutus on tämän päivän in-juttu ja sille on sekä paljon tarjoajia että tarvitsijoita. Periaatteessa sama koulutus sopii yhtenäisellä sapluunalla useimmille toimialoille. Projektikouluttajien erot tulevat esille siinä vaiheessa, kun mietitään koulutuksen tarjoajan kykyä ottaa eri toimialojen erikoistarpeet koulutuksessa huomioon.

Projektipäälliköllä itsellään ei välttämättä aina ole substanssiosaamista projektin sisällöstä, vaan hänen tehtävänsä on pysytä hallitsemaan kokonaisuus. Sen sijaan projektikoulutuksen voi nostaa aivan uudelle tasolle sillä, että koulutuksen järjestäjä osaa ottaa huomioon myös eri toimialojen näkökulmia.

– Taitotalolla on kokemusta monen toimialan ammattiasioiden kouluttamisesta ja siksi meille on arkipäivää huomioida myös eri alojen vivahteet projektikoulutuksia suunnitellessamme, sanoo kouluttaja Jouni Simonen. – Käytännössä se tarkoittaa sitä, että koulutuksen suunnitteluvaiheessa on mukana tarvittavien alojen asiantuntijoita. Asiakkaalle päin tämä ei välttämättä näy muuten, kuin onnistuneena koulutuksena, Simonen sanoo.

– Yhteistyö Vantaan kaupungin kanssa on meille mieluinen tehtävä, sillä heidän kanssaan saamme käyttää osaamistamme monipuolisesti, toteaa Simonen. Hän iloitsee myös siitä, että syksyn projektipäällikkökoulutuksen on jo aikataulutettu kalenteriin.

Ylälaidan kuvassa strategia-asiantuntija Christa Salovaara.